BAK - Bundesamt für Kultur

Das Kassensystem von 6 Kulturinstitutionen in der Schweiz musste ersetzt werden. Arcavis überzeugte in der Evaluation mit einem ausgewogenen Preis-Leistungs-Verhältnis.

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Bundesamt für Kultur – 6 Kulturinstitutionen an 6 Standorten

Bundesamt für Kultur, Bern
Kassenersatz in 6 Institutionen in drei Sprachregionen
Arcavis-Kunde seit 2018
Projektteam BAK: Daniel Kägi und Jonas Crevoisier
9 Kassen, 6 Standorte
Website: bak.admin.ch

Ersatz sämtlicher Kassen in Kulturinstitutionen an sechs Standorten

Ein in die Jahre gekommenes Kassensystem in sechs Institutionen sollte ersetzt werden, so lautete die
Ausschreibung des Bundesamts für Kultur (BAK). Im Evaluationsprozess setzte sich das Angebot von
Baldegger+Sortec AG durch. Daniel Kägi, Co-Projektleiter und Applikationsmanager, kommentiert den
Entscheid so: «Das ausgewogene Preis-Leistungs-Verhältnis und die Erfüllung sämtlicher Kriterien aus dem umfangreichen Anforderungskatalog gaben den Ausschlag, dazu gehört auch die dreisprachige
Benutzeroberfläche.» Die Einführung erfolgte im Winter 2018 und im Frühling 2019 – insgesamt 9 Kassen
wurden an 6 Standorten gleichzeitig in Betrieb genommen.

Was muss ein Kassensystem im Einsatz für sechs Kulturinstitutionen können?

Jonas Crevoisier, Co-Projektleiter und Applikationsmanager, erläutert die Besonderheiten: «Mit dem Kassensystem verwalten wir die Eintritte in jeder Institution und die Buchungen in den Shops vor Ort. Alle Standortleitenden haben jederzeit Zugriff auf die eigenen Zahlen, das ist für die individuelle Planung und für den Wareneinkauf ein grosser Vorteil. Im Backoffice haben wir den Zugriff auf die Daten aller Standorte und können jederzeit die Besucherzahlen und die Umsätze in den Shops analysieren, die Finanzabteilung holt die nötigen Zahlen für das monatliche Reporting direkt ab.» Die Projektleitung kommentiert die reibungslose Einführung: «Wir hatten im gesamten Planungs- und Einführungsprozess einen einzigen Ansprechpartner, das war super für uns – und er hatte den Überblick über das gesamte Projekt. Wir konnten uns zu 100 % auf ihn und auf das gesamte Team von Baldegger+Sortec verlassen.»

Intuitives Bedienen erübrigt die Einführung neuer Mitarbeitenden

«Was uns begeistert ist, dass neue Mitarbeitende dank dem intuitiven Handling sehr rasch mit dem
System vertraut sind», so Jonas Crevoisier, «Schulungen im Frontoffice sind kaum nötig. Im Backoffice
sind die Prozesse zwar komplexer, jedoch immer noch übersichtlich und einfach zu bedienen.» Alle
Kulturinstitutionen nutzen Standardeinstellungen des Systems für das Management von Eintritten und
den Betrieb der Shops. Daniel Kägi verweist auf die praktischen Features im Backoffice: «Die monatlichen
Analysen und Reportings sind für die strategische Steuerung und für das Monitoring durch die
Finanzverwaltung des BAK zentral. Wir schätzen es daher sehr, dass die dafür nötigen Reports mit
wenigen Klicks erstellt werden können.»

Minimaler Supportbedarf

Mit maximal fünf Supportfällen pro Jahr bewegt sich der Supportbedarf im Gegensatz zum früheren
System auf niedrigstem Niveau. Daniel Kägi und Jonas Crevoisier sind sich bei der Frage nach der eigenen Erfolgsgeschichte einig: «Baldegger+Sortec AG hat uns mit dem ausgewogenen Preis-Leistungs-
Verhältnis, der intuitiven Bedienung des Systems, der reibungslosen Einführung und dem störungsfreien
Betrieb überzeugt. Unser Backoffice wurde durch Arcavis deutlich entlastet und für unsere Teams an den
sechs Standorten ist im Bedarfsfall immer ein Ansprechpartner da. Auch ausserhalb der Bürozeiten.»